Що входить в обов’язки офіс-менеджера та як знайти високооплачувану роботу

Професія офіс-менеджера з’явилася відносно недавно. Раніше таких працівників називали адміністраторами або секретарями. Але зміна бізнес-процесів зумовила розширення кола їх функціональних обов’язків, що зумовило потребу у створенні нової професії.

Досить часто офіс-менеджера плутають із секретарем та кадровим працівником. Це зумовлено схожістю певної частини функцій. Разом з цим у нього є певні особливості, які не притаманні представникам інших професій.

Що входить до кола повноважень спеціаліста

Офіс-менеджер покликаний координувати діяльність усіх офісних працівників (секретарів, кур’єрів, водіїв, технічного персоналу) та забезпечувати їх необхідними для роботи розхідними матеріалами. До кола його обов’язків входять і інші функції:

• ведення діловодства (розсилання кореспонденції та ін.);
• переадресація вхідних дзвінків;
• зустріч партнерів та інших відвідувачів;
• поповнення адміністративно-господарських запасів;
• робота з первинними бухгалтерськими документами в програмі 1С;
• підготовка рахунків і накладних;
• перерозподіл матеріальних цінностей;
• формування звітної документації;
• організація зустрічей з партнерами та корпоративів, у тому числі свят.

Деякі компанії розширюють повноваження офіс-менеджера за рахунок покладення на них додаткових обов’язків. Мова йде про ведення звітності по відпусткам, надурочним і відгулам. У західних компаніях ці обов’язки часто суміщають з роботою особистого помічника.

Основні вимоги до кандидата

Більшість роботодавців вимагають від кандидатів на посаду вищої або середньої спеціальної освіти. Перевага надається випускникам економічних або гуманітарних факультетів — філологічного, журналістського Для освоєння всіх аспектів майбутньої роботи бажано закінчити спеціалізовані курси.

Офіс-менеджер повинен володіти на рівні впевненого користувача офісними програмами і знати основи 1С. У компаніях, які працюють з іноземними партнерами, обов’язкове знання іноземної мови.

Що стосується особистих якостей, то для офіс-менеджера на перший план виходять організаторські здібності та вміння розподіляти функціональні обов’язки між персоналом. Важливими рисами є комунікабельність, гнучкість, тактовність, терплячість і знання ділового етикету. Також він повинен бути готовий до самостійного прийняття рішень у межах своїх повноважень.

Для швидкого пошуку роботи достатньо відвідати онлайн-портал jobs.ua. На сайті зібрано сотні актуальних вакансій від роботодавців з різних куточків України. Всі оголошення проходять перевірку перед публікацією. Для підвищення шансів на отримання хорошої роботи рекомендується розмістити свої дані в базі резюме.