Як полегшити офісний переїзд з вантажниками?

Офісний переїзд (www.inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv) - це завжди виклик, адже дуже важливо, щоб увесь процес пройшов швидко, і співробітники компанії змогли оперативно приступити до своїх основних обов'язків на новому місці. Крім пакування і банального транспортування меблів, апаратури та документів, необхідно врахувати безліч нюансів, щоб переїзд пройшов швидко, злагоджено і без втрат.

Як підготуватися до офісного переїзду з вантажниками?

Залучення професійних вантажників для офісного переїзду може значно полегшити це завдання і заощадити час і сили співробітників. Підготуватися до їхнього приходу можна, дотримуючись таких кроків:

1. Визначте дату, час і послідовність дій. Призначте відповідальних за кожен етап. Складіть список усього, що потрібно перевезти, із зазначенням крихких і цінних предметів.
2. Використовуйте цей момент, щоб позбутися непотрібних речей і оптимізувати зберігання документів. Так Ви зможете заощадити на транспортуванні та звільнити місце в новому офісі.
3. Завчасно повідомте співробітників про майбутній переїзд і дайте чіткі інструкції щодо пакування особистих речей і робочих матеріалів. Для цього зручно використовувати спеціальні пам'ятки або чек-листи.
4. Якщо в офісі зберігаються важливі документи, особисті справи співробітників або фінансова інформація, продумайте, як їх безпечно перевезти і хто матиме до них доступ.
5. Вимкніть і упакуйте оргтехніку, сервери, кондиціонери згідно з інструкціями виробника. Наприклад, для переїзду серверів необхідно зробити резервні копії даних, вимкнути живлення, від'єднати кабелі та помістити в спеціальні ящики з амортизацією.
6. Промаркуйте всі коробки та меблі спеціальними етикетками із зазначенням вмісту та місця призначення (номера кабінету або відділу). Це істотно полегшить роботу вантажників і допоможе швидше розставити речі на новому місці.
7. Перевірте, чи є зручний під'їзд і паркування біля нового офісу для вантажівок, чи працюють ліфти, чи достатньо широкі дверні прорізи та коридори.
8. Обговоріть усі деталі з транспортною компанією, що надає послуги вантажників. Надайте їм максимум інформації про кількість і специфіку вантажів, схеми старого і нового офісів, список крихких і цінних предметів.

До речі, вартість послуг вантажного таксі з вантажниками можна дізнатись за цим посиланням inka-trans.ua/vantazhne-taksi-kyiv.

Що робити в день офісного переїзду?

• Зранку ще раз переконайтеся, що всі речі запаковані, промарковані та готові до завантаження. Перевірте, чи не забули Ви відключити та підготувати до транспортування оргтехніку. Упевніться, що у всіх відповідальних осіб є актуальний план переїзду і контакти один одного.
• Зустріньте вантажників і проведіть інструктаж. Покажіть їм, де розташовуються вантажі, куди можна підігнати машини, як краще організувати навантаження. Ще раз пройдіться списком тендітних і цінних предметів, які потребують особливого поводження.
• Сфотографуйте або зніміть на відео, в якому стані перебувають меблі, техніка та інші цінні предмети до того, як їх почнуть переміщати. Це допоможе в разі виникнення суперечок про пошкодження під час транспортування.
• Призначте відповідальних осіб, які стежитимуть за завантаженням у старому офісі та розвантаженням у новому. Вони мають перевіряти, чи всі вантажі відправлено та отримано, допомагати вантажникам із навігацією та розміщенням коробок у потрібних кабінетах.
• Після завершення розвантаження уважно огляньте своє майно. Перевірте, чи все на місці, чи немає видимих пошкоджень. Якщо є зауваження - зафіксуйте їх в акті приймання-передачі.